Datenschutz
Datenschutzordnung des 1. LAV Bergen auf Rügen e.V.
Einführung
Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, veröffentlicht der 1. LAV Bergen auf Rügen nachfolgende Datenschutzordnung.
§1 Allgemeines
Der 1. LAV Bergen auf Rügen e.V. verarbeitet automatisiert, als auch nicht automatisiert, personenbezogene Daten seiner Mitglieder, Sponsoren und Unterstützer und Teilnehmer an vom 1. LAV Bergen auf Rügen als Veranstalter und/oder Ausrichter organisierten und durchgeführten Veranstaltungen, (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sport- und Veranstaltungsbetriebes, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins).
Automatisiert: in EDV – Geräten
Nicht automatisiert: in Dateisystemen, z.B. in Form von ausgedruckten Listen.
Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und dadurch an Dritte offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
Der 1. LAV Bergen auf Rügen e.V. verarbeitet personenbezogene Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Geschlecht, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern (FN, Mobil) und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein.
Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit für die die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragt wird/ ist. (z.B. Startpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten auf der Internetseite des 1. LAV Bergen auf Rügen www.lav-bergen.de und auf der Internetseite des Projektes www.sport-auf-ruegen.de veröffentlicht und ggf. an lokale Presseerzeugnisse (Ostseezeitung, Blitz, Stadtbote (Anzeigenblatt der Stadt Bergen auf Rügen)) weitergegeben.
Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an unter § 1 genannten Veranstaltungen und/oder bei Teilnahme von Mitgliedern an nicht vom 1. LAV Bergen auf Rügen e.V. verantworteten Veranstaltungen, Name, Vorname, Ergebnisse, Vereinsname, Alter oder Geburtsjahrgang.
Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der TrainerInnen mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und einer Telefonnummer (Mobil oder Festnetz)veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstandsvorsitzende nach § 26 BGB und stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten (Einzeldaten oder Listen)
Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Vorstandsmitgliedern und TrainerInnen im 1. LAV Bergen auf Rügen insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Personen vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, oder Übersichtslisten im Rahmen der unter $1 genannten Veranstaltungen gelten nicht als eine solche Herausgabe.
Macht ein Mitglied glaubhaft, oder wird es vom Vorstand beauftragt dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung organisatorischer, satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt, stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet oder an den Vorstand zurückgegeben werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigene E-Mail-Accounts ein, die im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Vereinsmitglieder, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Vorstandsmitglieder, TrainerInnen, beauftragte Mitglieder), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Im 1. LAV Bergen auf Rügen sind in der Regel weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt.
Dadurch entfällt die Benennung eines Datenschutzbeauftragten, solange diese Grenze nicht überschritten wird. Eine Prüfung hat im 2 Jährigen Abstand zu erfolgen.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
Der Verein unterhält einen Internetauftritt für den gesamten Verein und einen Internetauftritt im Zusammenhang mit dem Sport-auf-Rügen Projekt des 1. LAV Bergen auf Rügen. Die Einrichtung und Unterhaltung beider Auftritte obliegt dem MdV - Pressewart.
Inhaltliche Änderungen dürfen ausschließlich nur durch autorisierte Personen (Vorstandsmitglieder, TrainerInnen, beauftragte Mitglieder) vorgenommen werden. Die Autorisierung erfolgt mit Benutzername und Kennwort im Login-Bereich der Internetauftritte.
Technische Änderungen obliegen den Administratoren.
Der Vorstandsvorsitzende ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit den Inhalten der Internetauftritte verantwortlich.
Internetauftritte von Trainingsgruppen sind privat und obliegen nicht der Vereinsverantwortung und bedürfen der ausdrücklichen Genehmigung durch Vorstandsbeschluß. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Vereinsvorstandes, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.
Eine Speicherung von personenbezogenen Daten von Besuchern der Internetauftritte erfolgt nur im Rahmen des vom Provider angebotenen Datenumfangs. Eine Auswertung durch den 1. LAV Bergen auf Rügen erfolgt nicht. Rückschlüsse von IP-Adressen auf einzelne Personen kann nicht gezogen werden, und wird durch den 1. LAV Bergen auf Rügen e.V. auch nicht betrieben. Auf den Internetauftritten informiert ein Counter über die Anzahl der Besucher der Seite zum Zeitpunkt des Besuches. Weitere Daten werden nicht erhoben. Eine Verwendung von Cookies* erfolgt nicht.
$ 10 Speicherung von Daten bei Veranstaltungen gemäß $ 1 (Verein als Veranstalter, Verein als Ausrichter)
Der Verein organsisiert die Anmeldungen von Veranstaltungen online über die in § 9 genannten Internetauftritte.
In diesen Zusammenhang werden Daten wie: Name, Vorname, Geschlecht, Vereinsname, Geburtsjahr, gewählte Disziplin, Emailadresse gespeichert, von jeder sich anmeldenden Person gespeichert.
Diese Daten dienen lediglich für den Einsatz elektronischer Wettkampfauswertesysteme und der Information, Durchführung und Nachbereitung (siehe $3 1.) der jeweiligen Veranstaltung und auch der Information über neue Veranstaltungen im Rahmen §1.
In diesem Zusammenhang gelten die Datenschutzinformationen, Abtretungsklauseln in den offiziellen Ausschreibungen zu den Veranstaltungen.
§ 11 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
Alle berechtigten Mitglieder des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.
Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß Vorstandsbeschluss, geahndet werden.
§ 12 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.
